Tout comprendre à la facture électronique

«Est-ce qu'il y a parmi nous des personnes qui établissent leurs factures sur Word ou Excel ? » Dans l'assemblée composée d'une douzaine d'exploitants, quelques mains se tendent timidement. « Sachez que vos factures ne sont pas conformes à la loi », explique Stéphane Vignau, directeur du Caerif et animateur de cette journée de formation. Ce ne sont pas des cas isolés. Dans un questionnaire envoyé aux adhérents, plus de 43 % avouent utiliser Word ou Excel pour leurs factures, 33,1 % les écrivent manuellement. Seuls 11,9 % utilisent un logiciel de facturation (et 11,4 % ne font pas de facture).

Manque de temps, faible appétence pour les tâches administratives, méconnaissance, tout se conjugue pour que la « compta » soit reléguée au dernier jour du mois — ou parfois de l'année —, au risque de commettre un certain nombre d'erreurs. Ah, les paiements en liquide ou les « z » de caisses incohérents : « le casse-tête des comptables ! », résume Stéphane Vignau. Il suffit que l'on ait plusieurs structures, ou qu'une partie de l'activité soit diversifiée, pour que les niveaux de complexité administrative s'accumulent.

Une réforme reportée

D'où l'importance de se tenir au courant des dernières évolutions réglementaires en la matière. En ce lundi brumeux, c'est la troisième réunion d'information que tient l'équipe du Caerif. Les sujets du jour sont la numérisation des factures et la mise en place d'une comptabilité en ligne. La journée débute par un rappel plutôt rassurant : la réforme de la facture électronique qui devaient initialement commencer à s'appliquer cet été est décalée dans le temps. Pour les TPE et PME, « ce sera à priori en septembre 2027 », explique Stéphane Vignau. À cette date, chacun devra avoir choisi une plateforme dématérialisée partenaire (PDP) sur laquelle seront envoyées les factures, avant d'être transmises aux différents services concernés, notamment aux impôts. Objectifs affichés : simplifier la comptabilité des entreprises et lutter contre la fraude fiscale.

« Mon conseil est de ne pas attendre cette échéance pour se mettre "dans les clous", souligne Stéphane Vignau. Parmi les démarches que vous pouvez accomplir dès à présent, vous pouvez choisir un logiciel de facturation compatible avec celui de votre comptable, mettre en conformité la caisse, dématérialiser le traitement des factures, migrer la comptabilité vers une solution en ligne, apprendre à utiliser un bureau numérique ».

Vers une comptabilité en temps réel

Ce sont ces deux derniers points qui ont été abordés dans la suite de la réunion d'information du Caerif. Celui-ci propose une application de bureau numérique où tout est regroupé et facilité : dépôt, validation, envoi de factures et autres documents comptables, gestion de paie, mandats, lettres de mission, etc. L'ergonomie se veut attrayante et intuitive. « On peut par exemple prendre en photo un ticket d'essence et l'envoyer en temps réel à son comptable, raconte Stéphane Vignau. L'idée est d'aller vers une comptabilité qui soit à jour instantanément ».

Des logiciels de facturation (Isafact, Socleo, Kimayo) ont également été présentés aux participants, ainsi que des logiciels de comptabilité collaboratifs, qui permettent de faciliter les échanges avec les comptables. Il s'agit donc d'investir un peu d'énergie et d'argent — toutes ces plateformes et logiciels ne sont pas gratuits —, mais dans l'espoir de regagner du temps pour enfin fluidifier toute la partie administrative de son travail.